Чаще всего заявку для приобретения расходных материалов (одноразовых медицинских изделий) для больницы составляет главная медицинская сестра. В отделениях эта функция возлагается на старших медицинских сестер.

От правильности составления заявки на медицинские изделия зависит рациональное использование материальных ресурсов больницы. Заявка должна быть составлена так, чтобы все подразделения больницы не испытывали дефицита в расходных материалах, но в то же время чтобы и неизрасходованные медицинские изделия не приходилось утилизировать в связи с исчерпанием срока годности и таким образом впустую не расходовались больничные деньги.

Во-первых, необходимо правильно определить ассортимент медицинских изделий, которые необходимо приобрести. Для этого необходимо учитывать специфику каждого отделения больницы.

Во-вторых, определить необходимое количество одноразовых медицинских изделий. При этом необходимо учитывать, что некоторые медицинские изделия будут использоваться всеми отделениями, например, шприцы, спиртовые салфетки, а некоторые только в определенных отделениях -например, различные катетеры, мочеприемники, калоприемники.

Для правильного составления заявки в количественном отношении необходимо оценить количество подобных медицинских изделий, использованных отделениями больницы в прошлые годы. Обычно берется среднее арифметическое число от использованных медицинских изделий за прошлые годы, а также оценивается возможность увеличения тех или иных процедур, операций на планируемый период. Необходимо удостовериться в том, что названное количество медицинских изделий действительно израсходовано, а не складировано в отделениях, что ведет к утилизации в связи с окончанием срока их годности. Возможно, что на перспективу необходимо отказаться от каких-то расходных материалов в связи с непопулярностью методик, возможно, необходимо добавить новые с учетом взаимозаменяемости медицинских изделий.

При составлении заявки необходимо указать срок годности в пределах того периода, на который закупается медицинское изделие, чтобы успеть израсходовать медицинские изделия.

Учитывается также и то, что при проведении закупок по составленной заявке приоритет будет отдан расходным материалам, произведенным в Российской Федерации, странах ЕАЭС, к которым относятся Беларусь, Армения и Казахстан.

После составления заявки ее необходимо обсудить и согласовать с главным врачом, главным экономистом больницы, главным бухгалтером и передать в тендерный отдел или специалисту по закупкам для проведения закупки медицинских изделий.